מהי חותמת אפוסטיל ומהי מטרתה
חותמת אפוסטיל (Apostille) היא אישור רשמי המאמת מסמכים לשימוש בינלאומי. אישור זה נדרש במקרים שבהם מגישים מסמכים שהונפקו במדינה אחת לרשות במדינה אחרת. לדוגמה, אישור כזה עשוי להידרש עבור תעודת לידה שהונפקה בישראל ומוגשת לרשות בארה״ב. האפוסטיל מאמת את מקור המסמך או את חתימתו, חותמתו או מעמדו של הגורם המוסמך, לפי סוג המסמך. הוא אינו מאמת את נכונות תוכן המסמך ואינו מבטיח שהרשות המקבלת בחו״ל תקבל אותו ללא דרישות נוספות. מטרתו לפשט את תהליך אימות המסמכים ברמה הבינלאומית.
אמנת האפוסטיל
אמנת האפוסטיל היא אמנה בינלאומית שאומצה בהאג ב-5 באוקטובר 1961. מטרתה לפשט את אימות מקורם של מסמכים ציבוריים המיועדים לשימוש במדינה אחרת, במקום הליך אימות דיפלומטי מורכב.
כאשר האמנה חלה בין ישראל למדינת היעד, הרשות המוסמכת מצרפת למסמך אישור אפוסטיל המאמת את חתימת הגורם המוסמך, את מעמדו ואת החותמת או החותם שעל המסמך, לפי העניין. האישור אינו מאמת את תוכן המסמך. השימוש בו כפוף לדרישות הרשות המקבלת ולסוג המסמך. מספר המדינות והתחולה עשויים להשתנות, ולכן יש לבדוק מראש את דרישות מדינת היעד והרשות שאליה יוגש המסמך.
באילו מקרים יש לקבל חותמת אפוסטיל
חותמת אפוסטיל נחוצה עבור מגוון רחב מאוד של מסמכים, הן במישור הציבורי והן במישור העסקי-מקצועי. כך למשל, זוג המבקש להשתמש בתעודת נישואין שקיבל בישראל לצורך הליכים משפטיים או קבלת הטבות במדינה אחרת, יזדקק לחותמת על מנת לאמת את תוקף המסמך. גם מי שמבקש לעבוד כרופא, עורך דין או אדריכל מחוץ לישראל, יצטרך לקבל חותמת על תעודת ההסמכה שלו כדי שתתקבל במדינה הרלוונטית. מעבר לכך, חברות אשר פועלות בזירה בינלאומית תזדקקנה לחותמות על מסמכים כגון רישיונות יבוא/יצוא, הסכמים מסחריים, מסמכי התאגדות וכ'. במישור המשפטי, חותמת כזו מאפשרת לאמת מסמכים כגון צוואות, ייפויי כוח ואף פסקי דין לשימוש מחוץ לישראל. חותמת זו נחוצה ואף הכרחית לצורך כל שימוש מעשי במסמכים אלו, אשר אחרת לא יתקבלו בתור תקפים.
מי מפיק את האישור וכיצד הוא מופק
בישראל דרך קבלת האפוסטיל תלויה בסוג המסמך. למסמך ציבורי, כגון תעודת לידה או תעודת נישואין, פונים לרשות המוסמכת למסמכים ציבוריים בהתאם לדרישות העדכניות. כאשר מדובר באישור של נוטריון — למשל תרגום נוטריוני, אישור העתק או אישור חתימה — האפוסטיל מאמת את חתימת הנוטריון ואת מעמדו על גבי האישור הנוטריוני. יש לבדוק מראש אם הרשות המקבלת דורשת אפוסטיל על המסמך הציבורי, על האישור הנוטריוני, או על שניהם.
קבלת חותמת אפוסטיל בישראל
כאמור לעיל, בישראל ישנם שני גורמים אשר מוסמכים להנפיק אישור האפוסטיל שהם משרד החוץ ובתי המשפט.
על אף הבדל זה בסמכויות, שני הגופים מקיימים הליך דומה למתן האישור הרשמי. תנאי הכרחי לקבלת אישור האפוסטיל הוא כי המסמך המקורי חייב להיות מאושר. במקרה של מסמך ציבורי מדובר באישור פקיד הרשות הציבורית שהנפיקה את המסמך. במקרה של מסמך שאינו ציבורי יש להשיג, כאמור, אישורו של נוטריון עבורו. לאחר מכן, על מבקש אישור האפוסטיל יש לשלם אגרה סמלית בסך של כמה עשרות שקלים. אחרי ביצוע תשלום האגרה, אם מדובר במסמך ציבורי, משרד החוץ יאמת אותו ויפיק את אישור האפוסטיל עבורו. במקרה של מסמך שאינו ציבורי, תהליך האימות והפקת האישור יתבצע על ידי פקיד בית המשפט אשר, בין היתר, חייב לבדע כי הנוטריון שנתן את אישורו עבור המסמך המקורי מופיע ברשימת הנוטריונים המוסמכים.
צרו קשר
בדיקה מעשית לפני הזמנת אפוסטיל
לפני תחילת הטיפול יש לברר מהי מדינת היעד, לאיזו רשות יוגש המסמך, האם נדרש מקור או העתק, והאם נדרשים גם תרגום או אישור נוטריוני. בירור מוקדם מצמצם טיפול מיותר ומסייע לבחור את מסלול האימות המתאים.
מסמך ציבורי או מסמך נוטריוני
במסמך ציבורי האפוסטיל מתייחס למקור המסמך ולחתימת הרשות שהנפיקה אותו. במסמך נוטריוני האפוסטיל מתייחס לחתימת הנוטריון ולאישור הנוטריוני. לפי דרישת הרשות המקבלת, ייתכן שיהיה צורך באישור נוסף, בתרגום, בהעתק מאושר או במסמך מקורי.
מסמכים, אגרות ושירותים נלווים
מומלץ להעביר מראש צילום ברור של המסמך ואת דרישות הרשות המקבלת. אגרות רשמיות ושכר נוטריוני נקבעים בנפרד משירותים נלווים כגון תרגום, שליחות, איסוף או החזרת מסמכים, ועשויים להשתנות לפי סוג הטיפול.
מסירה והחזרת המסמך
כאשר השירות הוזמן, המשרד יכול לסייע בטיפול הנדרש בישראל ובהחזרת המסמך המושלם ללקוח. השירות אינו כולל טיפול מול הרשות הזרה, אלא אם סוכם אחרת במפורש, ואין אפשרות להבטיח מראש שהמסמך יתקבל בחו״ל ללא דרישות נוספות.
משרד כהן ברוש מסייע בבדיקה ובהכנה של מסמכים לצורך קבלת אפוסטיל בישראל, בהתאם לסוג המסמך ולדרישות הידועות במועד הטיפול. לפני הזמנה מומלץ להעביר את דרישות הרשות המקבלת, כדי לבדוק אם נדרשים גם אישור נוטריוני, תרגום או מסמך מקורי.
