מתן אישורו של נוטריון, המכונה לרוב חתימת נוטריון או אישור נוטריוני, מהווה הליך משפטי קריטי שיש לו חשיבות משמעותית במדינות רבות, כולל ישראל. אישור נוטריון הוא שירות הניתן על ידי נוטריונים מוסמכים, והוא משמש בתור אימות עבור מסמכים ופעולות משפטיות שונות. במאמר זה נדון במושג האישור הנוטריון, המסגרת המשפטית שלו, סוגי אישורי הנוטריון והנחיצות בקבלת שירותים מסוג זה.
מהו אישור נוטריון?
אישור נוטריון, כאמור, הוא אישור או אימות רשמי של מסמכים ופעולות על ידי נוטריון. נוטריונים ציבוריים הם אנשי מקצוע המורשים לבצע פונקציות משפטיות ספציפיות, הקשורות בעיקר לאימות מסמכים רשמיים. המטרה העיקרית של מתן אישור נוטריון היא להבטיח את האותנטיות והתקפות המשפטית של מסמכים ופעולות, ולעתים קרובות היא נדרשת כאשר מתמודדים עם סוכנויות ממשלתיות, בתי משפט או מוסדות, הן בארץ והן בחו"ל.
חוק הנוטריון ותנאי סף להסמכת נוטריון?
בישראל, תהליך מתן אישור הנוטריון מתבצע בכפוף לחוק הנוטריונים, תשל"ו-1976. לפי סעיף 2 לחוק זה, רק מי שעומד בקריטריונים ספציפיים, זכאי להיות נוטריון ולספק אישורים עבור ציבור הלקוחות. כדי להיות נוטריון מורשה בישראל, איש מקצוע משפטי חייב לעמוד בקריטריונים הבאים:
- אזרח ישראלי או תושב קבע בישראל.
- חבר בלשכת עורכי הדין ולעמוד באחד מהתנאים הבאים: לעסוק בעריכת דין לפחות 10 שנים, מתוכן חמש וחצי שנים לפחות בישראל או להיות עורך דין שעסק לפחות 10 שנים, מתוכן שנתיים לפחות בישראל, ואם הגיש את בקשתו לרישיון תוך שבע שנים מהיום שבו היה לראשונה תושב ישראל.
- ללא הרשעות פליליות בישראל או בחו"ל שיש בה משום קלון.
- ללא עדות להליכים משמעתיים שגרמו להתלייה או ביטול רישיונו על ידי לשכת עורכי הדין בישראל.
- נמצא מתאים לתפקיד הנוטריון על ידי ועדת הרישיונות, בכפוף לבחינת כל העונש המשמעתי שהוטל עליו לפי חוק לשכת עורכי הדין, תשכ"א-1961 או חוק נוטריונים למסמכים יוצאי-חוץ, תש"י-1950.
התנאים המפורטים כאן הם תמצית, ואינם מחליפים את מלוא תנאי הכשירות והליך הרישוי. עמידה בתנאי הסף אינה כשלעצמה אישור להתחיל לעבוד כנוטריון. לפי הנחיות משרד המשפטים לחתימה בפנקס הנוטריונים, לאחר אישור הבקשה יש להשלים את הליך הרישוי; תחילת הכהונה מחייבת חתימה בפנקס וקבלת אישור ממחלקת הנוטריונים. ראו גם השירות הרשמי לבקשת רישיון נוטריון. לבדיקת נותן שירות לצורך מסמך מסוים, ודאו רישוי וסוג אישור מתאים, ולא רק ותק כעורך דין.
שירות תרגום מסמכים ומתן עבורו את האישור הנוטריוני
תרגום מסמכים ומתן אישור נוטריוני מהווה שירות מיוחד שבמסגרתו נוטריון מורשה מטעם משרד המשפטים בודק את נכונות התרגום ומאשר את דיוקו ונאמנותו למסמך המקורי. לשירות זה יש חשיבות מכרעת בכל הנוגע אל המסמכים שיש להציג בפני רשויות וגופים ממשלתיים זרים, במיוחד כאשר יש לתרגם מסמכים מעברית לשפה אחרת, כגון, למשל, אנגלית, רוסית או רומנית.
דוגמאות למסמכים המצריכים לעתים קרובות את התרגום נוטריוני כוללות תעודות נישואין, תעודות לידה, תעודות פטירה, נתוני רשומת חינוכית ותעודות הניתנות על ידי מוסדות להשכלה גבוהה, פסקי דין ומסמכים משפטיים אחרים. עבור ציבור המבקשים להגר, ללמוד בחו"ל או לעבוד במדינה אחרת, תרגומים נוטריוניים מספקים את שכבת האמינות נוספת עבור מסמכיהם אך אינם מבטיחים קבלה על ידי רשות זרה. יש לבדוק מראש את דרישות הגוף המקבל לגבי השפה, סוג האישור, המקור ואפוסטיל.
סוגי אישורים נוטריוניים
לנוטריונים קיימות סמכויות ואחריות שונות המוגדרות בסעיף 7 לחוק הנוטריון. סמכויות אלו כוללות:
- אימות חתימות מסמכים: נוטריונים יכולים לאמת את האותנטיות של חתימות על גבי המסמכים.
- אישור סמכות לחתום בשם אדם אחר או תאגיד: הנוטריון בודק שהחותם מוסמך לחתום בשם הזולת, על יסוד מסמכים המוכיחים את ההרשאה. אין זה אישור גורף לתוקף המשפטי של העסקה.
- אישור נכונות העתקי מסמכים: נוטריונים יכולים לאשר כי העתק של מסמך הוא נאמן למקור.
- אישור תרגום מסמכים: כאמור לעיל, נוטריונים יכולים לאשר את הדיוק של מסמכים מתורגמים ונאמנותם למסמך המקורי.
- קבלה ואישור של תצהירים והצהרות אחרות: נוטריונים מוסמכים לקבל ולאמת הצהרות ותצהירים למיניהם.
- אישור כי אדם פלוני חיי: נוטריונים יכולים לאשר שאדם קיים ולאמת את זהותו.
- אישור נכונותה של רשימת מלאי: נוטריונים רשאים לאשר את הדיוק של רשימות מלאי.
- עריכת העדה של מסמך סחיר: נוטריונים רשאים להודיע אודות חילול השטר אשר נמשך במדינה זרה לאדם שבפניו יש להעיד את השטר.
- עריכת מסמכים וביצוע פעולות: לפי סעיף 7(9), סמכות זו נוגעת לעריכת מסמך או לפעולה בו כאשר ביצועה בידי נוטריון נדרש או מותר לפי הדין, לרבות דין זר, או לפי מסמך אחר. יש לבדוק את הבסיס לפעולה המסוימת; עצם מעורבות הנוטריון אינה אישור גורף לחוקיות העסקה או לקבלת המסמך בכל מקום.
- שירות בתור נוטריון ציבורי: נוטריונים רשאים להפעיל סמכות נוטריון ציבורי מטעמי דין אחר.
- אימות הסכם ממון: אם הסכם ממון בין בני הזוג נערך לפני הנישואין, ניתן לקבוע את תוקפו המשפטי על ידי אימות ההסכם שנעשה על ידי נוטריון.
סעיף 20 לחוק הנוטריונים עוסק בייפוי כוח כללי ובייפוי כוח לביצוע עסקאות במקרקעין הטעונות רישום במרשם המקרקעין. ככלל, נדרשת עריכתם בידי נוטריון או אימות החתימות עליהם לפי החוק והתקנות, אך הסעיף אינו גורע מסעיף 91 לחוק לשכת עורכי הדין, הנוגע לייפוי כוח שניתן בישראל לעורך דין בקשר לשירות המקצועי שהוא נותן ללקוח. יש לבדוק את סוג ייפוי הכוח ואת תחולת ההסדר המתאים, ולא להניח שכל ייפוי כוח הקשור למקרקעין מחייב אותו מסלול. ראו סעיפים 7, 14 ו-20 לחוק הנוטריונים וכן ההבחנה הרשמית בין ייפוי כוח לעורך דין לייפוי כוח כללי.
כוחו של אישור נוטריון
סעיף 19 לחוק הנוטריונים מעניק לאישור שנערך לפי החוק והתקנות מעמד ראייתי בהליך משפטי: הוא מספיק להוכחת הדברים והפעולות המתוארים באישור, בלי לדרוש ראיה נוספת להם. יש להבחין בין מעמד זה לבין תוקף העסקה עצמה, נכונות כל טענה במסמך או דרישות קבלה של גוף זר. האישור אינו הבטחה שכל מסמך או עסקה יאושרו בכל מדינה. ראו סעיפים 7(9) ו-19 לחוק הנוטריונים; לשימוש בחו״ל יש לבדוק בנפרד את דרישות הגוף המקבל.
לשימוש במסמך ציבורי במדינה אחרת עשוי להידרש אפוסטיל, בהתאם לתחולת אמנת האג מ-1961 ולדרישות היעד. האפוסטיל מונפק בידי הרשות המוסמכת במדינת המקור; הוא מאמת את החתימה, את תפקיד החותם ואת החותמת או החותם שעל המסמך, לפי העניין. הוא אינו אישור נוטריוני ואינו מאשר את נכונות תוכן המסמך. ראו סעיפים 3–6 לאמנה.
כעיקרון ניתן לקבל אישור אפוסטיל עבור מסמכים נוטריוניים במסגרת תהליך דיי פשוט. אנשים שברצונם לקבל אישור זה על אישור נוטריון יכולים להתחיל את ההליך על ידי פנייה לבית המשפט הרלוונטי שבו פועלת מחלקת תעודות האפוסטיל. תעודה זו ניתנת על ידי פקיד בית המשפט המוסמך לאחר שיבדוק כי הנוטריון שנתן את האישור אכן מופיע ברשימת הנוטריונים.
מסלול האימות של תעודה ציבורית ישראלית תלוי בגוף המנפיק, בסוג המסמך ובמדינת היעד. לתעודות ממשלתיות מסוימות ניתן לקבל אפוסטיל דיגיטלי דרך השירות הממשלתי; למסמכים אחרים עשוי להידרש טיפול במשרד החוץ. אין להניח שכל מסמך מחייב אותה פנייה או אותו אישור מקדים. ראו השירות הרשמי לאפוסטיל דיגיטלי, ובדקו גם אם הגוף המקבל מסכים לקבל מסמך אלקטרוני.
האישור הנוטריוני והאפוסטיל ממלאים תפקידים שונים. האפוסטיל אינו מבטיח שהגוף המקבל יכיר בתוכן המסמך או יסכים להשתמש בו למטרה המבוקשת; יש לבדוק בנפרד דרישות תרגום, נוסח, מסמכי מקור וקבילות. בישראל, אימות חתימת נוטריון באפוסטיל נעשה באמצעות הרשות השופטת, לפי המסלול המתאים. ראו הנחיות הרשות השופטת וכן מידע על אפוסטיל למסמכים.
בנוף המורכב של הליכים משפטיים בישראל ובמדינות רבות אחרות, לא ניתן להפריז בתפקידו המרכזי של אישור נוטריוני. נוטריונים, הממונים על עריכה אימות מסמכים משפטיים, מחזיקים בעמדה עליונה בהבטחת היושרה והחוקיות של קשת רחבה של עניינים. הבדיקה קפדנית ומדוקדקת שהם מבצעים במהלך מתן האישור מהווה את סלע האמון שעליו נשענת לעתים קרובות כלל מערכת המשפט. בהקשר זה, אנו ממליצים לכם לפנות למשרדנו בכל שאלה בדבר קבלת אישורים נוטריוניים. אנו במשרדי עו"ד כהן ברוש מתחייבים לספק מענה מקיף בנושא והיקף השירות ומועד השלמתו נקבעים לאחר בדיקת המסמך, זהות החותמים ודרישות היעד. צרו איתנו קשר וציינו את סוג המסמך, מטרת השימוש, מדינת היעד וכל מועד מהותי. למידע נוסף ראו מחירים ותהליך העבודה.
שאלות נפוצות
כיצד אוכל למצוא נוטריון אמין לצרכיי?
כדי למצוא נוטריון אמין, שקול לבקש המלצות מחברים, משפחה או עמיתים. לבדיקת הרישוי בישראל, התחילו במאגר הנוטריונים הרשמי של משרד המשפטים. ניתן לחפש לפי שם, מספר רישיון, יישוב ושפה. אין להניח שבכל בנק או משרד ממשלתי פועל נוטריון; יש לוודא מראש מי נותן את השירות ומהו סוג האישור הנדרש. ספריות מקוונות ומשרדים מקצועיים שפורסמו את פרטיהם ברשת יכולים גם לעזור לכם לאתר נוטריונים מוסמכים. בעת בחירת נוטריון, וידאו שהוא בעל רישיון, ניסיון וידע בדבר המסמך הספציפי שעבורו הנכם צריכים לקבל אישור.
כמה זמן תקף אישור נוטריון?
תוקפו של אישור נוטריוני תלוי בסוג המסמך ותחום השיפוט. מסמכים נוטריוניים בדרך כלל אינם פוקעים, אך חיוני לבדוק את הדרישות של הצד המקבל.
האם נוטריון ציבורי יכול לספק שירותים מחוץ לתחום העיסוק שלו?
יש להבחין בין מקום ביצוע האישור לבין המדינה שבה משתמשים במסמך. כאשר נמצאים בחו״ל והמסמך נדרש בישראל, אפשר לבדוק גם את המסלול הקונסולרי בנציגות ישראל, לפי סוג הפעולה ותנאי השירות, ולא להניח שהאפשרות היחידה היא נוטריון מקומי. לפי הנחיות משרד החוץ לפעולות נוטריוניות וקונסולריות, נדרשת נוכחות פיזית; הנציגויות אינן מוסמכות לערוך צוואות, לאמת הסכמי ממון או לערוך מסמכים בעלי אופי משפטי. יש לבדוק בנפרד גם אימות, תרגום ודרישות הגוף המקבל למסמך ממדינה אחרת.
איזה מסמכי זיהוי צריך להציג בפני נוטריון?
תאמו מראש את אופן הזיהוי לפי סוג האישור והמסמך. לצורך הכנה לפגישה, הביאו תעודת זהות או דרכון מקוריים ועדכניים, וודאו התאמה בין השם בתעודה לבין המסמך. אין להניח שכל תעודה ממשלתית עם תמונה מספיקה לכל פעולה. במסלול הקונסולרי, משרד החוץ מציין שבחתימה על מסמך לביצוע עסקה במקרקעין הזיהוי נעשה בתעודת זהות או בדרכון תקף בלבד; אין להסתמך שם על רישיון נהיגה. ראו דרישות הזיהוי בפעולות קונסולריות. דרישות נוטריון בישראל נבדקות לפי הפעולה והדין החל; ההנחיות הקונסולריות אינן תחליף לבדיקה זו.
למידע ממוקד נוסף ראו אימות חתימה נוטריוני וכן תצהיר נוטריוני ואישור קבלת הצהרה.
